Anjab Pengadministrasi persuratan
1. Ikhtisar Jabatan:
Mengadministrasikan naskah dinas yang masuk atau keluar
dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku untuk memperlancar pelaksanaan
tugas.
2.
Uraian Tugas:
a.
|
Memproses surat masuk dan keluar dengan mencatat dalam buku agenda surat,
menyampaikan surat yang telah didisposisi, dan mengarsipnya untuk ketertiban
administrasi persuratan.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Menerima
dan mencatat dalam buku agenda surat
|
|
2)
|
Menyampaikan
surat yang telah dicatat kepada atasan
|
|
3)
|
Menyampaikan
surat yang telah didisposisi Inspektur kepada pejabat yang ditunjuk
|
|
4)
|
Menyimpan
surat yang telah dibaca dan ditindaklanjuti
|
|
b.
|
Mencatat acara/kegiatan dalam buku catatan harian dan atau papan kegiatan dengan menulis acara,
tanggal, jam tempat dan pegawai yang didisposisi melaksanakan tugas untuk mengingatkan pada pegawai yang didisposisi
atau yang bertugas.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Mendengarkan
pengarahan atasan
|
|
2)
|
Mencermati
agenda acara/ kegiatan
|
|
3)
|
Mencatat
dalam buku catatan harian
|
|
4)
|
Menulis
di papan kegiatan
|
|
5)
|
Mengingatkan
personil yang ditunjuk
|
|
c.
|
Menyampaikan naskah dinas kepada penerima
disposisi sesuai dengan arahan pimpinan untuk diketahui dan ditindaklanjuti.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Menyerahkan surat kepada unit kerja sesuai
disposisi pimpinan
|
|
2)
|
Meminta tanda tangan pada kendali naskah dinas
|
|
d.
|
Mengarsip kendali naskah dinas dengan menempatkannya
ke dalam file folder untuk memudahkan melacak surat yang dibutuhkan.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Meneliti kelengkapan naskah dinas
|
|
2)
|
Menyimpan kendali naskah
dinas
|
|
e.
|
Menyampaikan draft naskah dinas keluar yang akan ditandatangani kepada
pimpinan untuk mendapatkan pengesahan dan tindak lanjut.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Meneruskan surat kepada pimpinan
|
|
2)
|
Memberi nomor surat keluar
|
|
3)
|
Menyerahkan kepada Caraka untuk digandakan, dicap stempel Bagian Umum Sekretariat Daerah dan
didistribusikan sesuai alamat
|
|
f.
|
Menyiapkan arsip naskah dinas yang dibutuhkan dengan menemukan kembali
melalui penelusuran kendali naskah dinas untuk kelancaran pelaksanaan tugas dinas.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Mengecek nomor kendali naskah dinas
|
|
2)
|
Mencari naskah dinas sesuai nomor kendali
|
|
3)
|
Menyampaikan kepada pihak yang membutuhkan
|
|
g.
|
Mengelola perpustakaan Bagian Umum Sekretariat
Daerah dengan merencanakan kebutuhan, mencatat koleksi,
melayani peminjaman, dan memelihara untuk menunjang pelaksanaan tugas Bagian Umum Sekretariat
Daerah.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Merencanakan kebutuhan koleksi dan prasarana
|
|
2)
|
Mencatat koleksi pustaka
|
|
3)
|
Melayani peminjaman koleksi pustaka
|
|
4)
|
Memelihara koleksi pustaka
|
|
h.
|
Melaksanakan
penataan bahan pustaka sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
untuk memudahkan dalam penemuan koleksi pustaka yang dibutuhkan
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Mengklasifikasi
koleksi pustaka
|
|
2)
|
Menata koleksi pustaka sesuai klasifikasi
|
|
i.
|
Menerima berita telepon
dengan menanyakan nama dan maksud penelepon untuk disampaikan kepada pegawai
yang dituju.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Menanyakan nama dan maksud penelepon
|
|
2)
|
Memberikan informasi yang dibutuhkan
|
|
3)
|
Mencatat pesan dari penelepon
|
|
4)
|
Menyampaikan pesan kepada pihak yang dikehendaki
penelepon
|
|
j.
|
Menerima dan melayani tamu Bagian Umum Sekretariat Daerah dengan
menanyakan keperluan, mempersilakan duduk dan mengisi buku tamu untuk
dipertemukan dengan pegawai yang berkaitan.
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Menanyakan identitas dan keperluan tamu
|
|
2)
|
Mempersilakan duduk di ruang tamu dan menyerahkan
buku tamu
|
|
3)
|
Memberikan informasi yang
dibutuhkan
|
|
4)
|
Menghubungi pegawai yang terkait dengan keperluan
tamu
|
|
k.
|
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara lisan
maupun tertulis untuk bahan pertimbangan keputusan atasan
|
|
Tahapan:
|
||
1)
|
Menyiapkan laporan kegiatan
|
|
2)
|
Melaporkan hasil setiap pelaksanaan tugas
|
|
3)
|
Menindaklanjuti hasil laporan
|
|